Staff trabalhou com os documentos transcrever detalhes nos registradores, roteamento-los para outras pessoas em causa e departamentos, fazendo anotações sobre os documentos, compondo respostas quando necessário, e assim on.Once um documento já não era necessário, ele foi enviado para o departamento de arquivamento. Um funcionário classificados todos os documentos em compartimentos adequados, e mais tarde tirou o conteúdo de cada buraco e inseriu-los em folders.At apropriado o final da sessão, as pastas foram colocados de volta em armários de arquivos relevantes.
Em um grande escritório, cem armários de arquivo pode ser necessário para acomodar era necessário todo o papel e uma grande sala de arquivo suficiente para acomodar o cabinets.That arquivamento foi o cenário de armazenamento típico em uma época anterior (e pode ainda estar em algum antiquado escritórios). Enter Informática e Document Imaging
Com a chegada dos computadores, o volume de papel poderia ser reduzida.
Cópias de documentos de computador criado pode ser impresso como e quando necessário, e não houve necessidade de utilizar várias cópias de carbono durante a digitação de um documento (e armazená-los até que seja necessário) sistemas .Networked habilitado vários departamentos para se referir a documentos armazenados em um servidor central e reduziu a necessidade de imprimir documentos para enviar para outro departments.The Internet poderia reduzir os volumes de papel ainda mais.
Correspondência poderia ser através de e-mails e as respostas podem ser armazenadas nos sistemas de gestão de imagem de computador itself.Document e de conteúdo corporativo mudou todo o cenário dramaticamente. Os documentos em papel podem ser convertidos em documentos eletrônicos, e integrados na empresa content.With a confiança de que cópias eletrônicas (e backups) estão disponíveis se necessário, a maior parte dos documentos originais em papel poderia ser picado uma vez feito com.
Apenas os documentos que tinham de ser preservada sob alguma lei, ou que possam ser necessários para o litígio, precisava ser preservada no arquivo rooms.With