Additionally, pode haver problemas se o contrato não for renovado quando devidos, devido a problemas na recuperação do antigo contrato. O contrato particular poderia ainda ser perdido para um competitor.Retrieval pode, efectivamente, ser lenta se estes são mantidos como documentos em papel arquivados em pastas de papel que são armazenados em armários nos quartos apresentação em vários locais geográficos, como é provável que seja o caso de uma empresa global.
Acesso aos Documentos distribuídos
Um dos principais problemas com contratos baseados em papel é que é difícil para outros escritórios para se referir a ele. Se outro cargo ou o advogado sede necessário para rever o contrato, o escritório originário terá que enviar por fax para eles, ou enviar o documento original, ou recorrer a algum outro procedimento similar. Todos estes envolvem a localizar o contrato de entre os numerosos documentos em papel armazenados na solução de digitalização de documentos de arquivo Room.A ajuda as organizações em tal situação.
Os documentos em papel podem ser convertidos em imagens eletrônicas, e ainda processado para transformá-los em documentos de texto de leitura óptica. Em seguida, estão os passos de indexação e criação de metadados. Documentos terá metadados, como tags e breves resumos de conteúdo anexados a them.The documentos eletrônicos podem ser armazenados em um servidor central que pode ser pesquisado por pessoas autorizadas a partir de qualquer lugar, desde que tenham acesso à Internet. Este seria verdadeiramente ser distribuído de acesso, muito diferente do processo complicado no início.
Safer armazenamento de documentos em papel
Com o fácil acesso que as imagens electrónicas de documentos originais, seria somente em raras ocasiões que o artigo original documento teria de ser acessada. Isso torna possível para armazenar estes em uma instalação separada, especializado que pode tomar precauções contra danos ao p
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