Você também pode usar a gerência de tempo para ser capaz de alocar recursos. Este é geralmente o passo após a fase de planejamento e antes que o trabalho está prestes a ser feito. A alocação é necessário para ser capaz de garantir que os recursos sejam utilizados da forma mais eficiente. Isto é especialmente importante com pessoas-chave que são necessários em diferentes unidades da organização.
Desde podem ser necessários estes recursos em lugares diferentes, será muito difícil não alocá-los para garantir que o trabalho será feito na hora. Uma maneira de entender a alocação a melhor maneira é pensar da reserva de uma sala de conferências. Se a sala não está reservado com antecedência, há uma grande chance de que mais grupos de pessoas quer usá-lo ao mesmo tempo.
Existem diferentes abordagens para gravação de tempo.
Algumas empresas utilizam tempo software de gerenciamento, onde você entra as atividades usando seu próprio descrição sem categorização.
Este tipo de software vai ser maioritariamente utilizado para controlar o que foi feito por pessoal e não é tão boa como a informação de base para o trabalho futuro.
Outra forma de tempo de gravação é por ter algumas atividades predefinidos que você pode entrar no tempo para. Você coloca em quanto tempo você gasta em algo, mas pode, em alguns sistemas também inserir quanto tempo você acredita que é deixado até que a atividade é feita. A segunda parte não é tão comumente usado uma vez que também leva tempo para prever e pensar com o que resta a ser feito.
As atividades também podem ser definidas em hierarquia, tendo actividades pai para ser capaz de reunir informações de uma forma mais estruturada. Um exemplo pode ser ter uma categoria-mãe chamadas Reuniões e depois ter sub-atividades para as reuniões específicas.
O terceiro caminho, que é um novo conceito de gestão do tempo, é registrar desvios de um valor previsto. Esta é uma maneira de fazer a gravação em tempo mais eficiente.
Se existem 15 pessoas participando de uma reunião que está definido para 1 hora, seria muito ineficiente para ter todos os 15 pessoas relatório da reunião de 1 hora. Se a reunião levou 1,5 horas em vez disso, isto pode ser facilmente alterada pelo responsável da reunião. Por ter uma pessoa fazendo isso em vez de 15, o relatório de tempo vai demorar muito menos tempo e mais útil.
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