c) notas de reunião. Faça o máximo que puder sobre o que está sendo dito, decidiu ou votado. Não se preocupe com a sua estrutura de notas ou a formatação de texto enquanto você está digitando. Capturar o máximo de dados possível. Mais tarde, quando a reunião acabou, gastar algum tempo para formatar corretamente o texto notas da reunião.
Itens
d) Ação. Se há uma ação, um, ou uma tarefa de coisas a fazer, que precisa ser feito por alguém, anotá-la e tomar nota de todos os prazos associados ao item de ação. É uma boa idéia ter os itens de ação escrito separadamente, e para evitar misturá-los com as notas da reunião. As pessoas tendem a roçar sobre o texto notas e seus itens de ação deve destacar-se no relatório. Outra abordagem para fazer os itens de ação facilmente visível é colocar o texto itens de ação (ou o proprietário e informações de data de vencimento) em negrito.
Por e-mail a ata da reunião
Quando você terminar com a escrita , que revisa e formatar a ata da reunião que você deve enviá-los para os participantes da reunião. Ao enviar a reunião minutos incluem todos os participantes, mesmo as pessoas que não compareceram. Os minutos são de grande valor para as pessoas que não puderam participar na reunião em pessoa. Eles podem responder às minutos com comentários ou fazer perguntas para esclarecimento.
Se a discussão se desenvolve depois de enviar os minutos iniciais, certifique-se que todos os comentários e as decisões que acontecem fora de linha são adicionados às suas notas de reuniões.
Geralmente é melhor para enviar os minutos de reunião, o mais tardar dois dias após a reunião acabou. Se os seus minutos de reunião conter itens de ação urgentes, você deve enviar os minutos mais rapidamente possível. Desta forma, você vai permitir uma resposta adequada dos proprietários de ação.
Organizar minutos de reunião
Gerenciando suas atas de reuniões de forma eficaz requer a criação de um bom sistema de manutenção de registos, onde você pode facilmente recuperar o documentação que você precisa em uma data posterior com base em vários critérios de pesquisa.
Uma maneira simples de criar um sistema de gestão minutos reunião é usar uma combinação de pastas e docum