Uma boa documentação reunião cria valor para si mesmo, sua equipe e seus clientes. Assim como qualquer outro tipo de documentação, a ata da reunião tornar-se um registro que você pode usar para várias necessidades de negócios. Ao criar a ata da reunião, é importante ter tantas notas quanto você puder. Você deve observar das pessoas opiniões, preocupações ou questões, mas o mais importante você deve anotar as decisões que foram tomadas.
Seus minutos de reunião deve seguir a estrutura da agenda da reunião, que normalmente é enviado a todos os participantes da reunião.
A reunião agenda
Cada reunião deve começar com uma agenda da reunião. Enquanto uma agenda da reunião não é absolutamente necessário, é uma boa idéia para planejar com antecedência o que o encontro vai ser. A agenda bem planejada economiza tempo e torna para uma discussão mais produtiva.
Você deve enviar a agenda da reunião antes do tempo, de modo que você informa as outras partes que a reunião é sobre. O momento apropriado quando enviar a agenda da reunião vai variar de acordo com sua dinâmica de reuniões.
Normalmente, é melhor enviar a agenda de um dia ou dois antes da reunião, mas às vezes um par de horas de antecedência funciona bem também.
Se alguns de seus itens da agenda exige tempo de preparação de seus participantes da reunião, é sempre melhor para enviar a agenda da reunião mais cedo ou mais tarde.
Se você está inseguro quando enviar a agenda da reunião, você pode querer considerar enviá-la várias vezes.
Por exemplo, enviar a agenda vez mais cedo, com o tempo de preparação suficiente antes da reunião, e depois enviá-lo mais uma vez para mais perto da reunião como um lembrete.
Quando o envio de agenda da reunião inclua sempre as informações da reunião, tais como o ponto de encontro, data e hora, chame-in números ou links de vídeo-conferência e senhas.
Escrevendo a ata da reunião
Seus minutos de reuniões são parte da documentação do projeto e, portanto, você deve tratá-los como tal. Você deve manter o máximo de dados possível e organizar bem os materiais da reunião.
Há várias coisas que os bons minutos de reunião deve ter:
a) Data e local da reunião, juntamente com outras informações sobre a reunião de acompanhamento. Haverá momentos em que você precisa para voltar e encontrar informações sobre uma reunião que aconteceu em uma determinada data.
b) Presença. Levando atendimento reunião