Criar a estrutura organizacional para o sistema de gerenciamento de documentos é vital antes de decidir quais os requisitos que você tem. Ao atravessar a organização e como os documentos devem ser acessados e utilizados por todos que você vai entender muito mais de como você deseja que o sistema funcione.
* Colaboração
Um dos propósitos de gerenciamento de documentos sistemas é para melhorar a colaboração e ter as pessoas mudam o documento e visualizar facilmente a última revisão do documento.
Então, como é que você quer este trabalho? Você quer que todos sejam capazes de alterar o documento ao mesmo tempo ou você quer um de cada vez adicionar suas mudanças?
A primeira opção é geralmente bastante complicado, mas existem alguns sistemas de gerenciamento de documentos que pode faz isto. A segunda solução é mais fácil e estiveram ao redor por muito tempo. O que normalmente acontece é que você "check out" o documento para fazer alterações. Você, então, bloquear o documento para mais ninguém a mudar.
Eles, no entanto, ser capaz de visualizar a versão anterior do documento (o mais atualizado que está no sistema). Quando você terminar de alterar o documento que "check in" o documento alterado para torná-lo visível para todos.
* Acessibilidade
Como você deve ser capaz de acessar os documentos? Esta é uma pergunta complicada, pois você pode querer ser capaz de trabalhar com o documento quando você está viajando e não têm acesso à Internet.
Algumas empresas estão felizes em ter o documento só é acessível on-line e se você quiser levá-lo para casa, você pode fazer uma cópia para o seu computador e visualizá-lo offline. Se você quiser fazer alterações nele você fazê-lo on-line. No entanto, também existem algumas empresas que precisam de ser capaz de lidar com a possibilidade de também alterar o documento offline.
* formatos de documentos
Que tipo de documentos que você quer ser capaz de ter em seu sistema de gerenciamento de documentos e como você quer que eles sejam gerenciados?
Alguns sistemas permitem que você trabalhe dentro do sistema para todas as alterações de um documento. Alguns sistemas de abrir o software real para trabalhar, por exemplo MS Word. É importante que você pense sobre como você quer que isso funcione. Isso também é importante quando se olha para o próximo ponto, como ser capaz de procurar e encontrar o documento que você está procurando.
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