Gestão Documental é a idéia de como gerenciar documentos em um bom caminho para ser capaz de encontrá-los facilmente, encontrar a informação em si, o registo de alterações em documentos, compartilhá-los com outras pessoas e ainda única lhes mostrar para as pessoas que devem ser capazes de vê-los. Incluído na parte de segurança é também de ser capaz de controlar que tipo de informação deve ver os outros e se eles devem ser capazes de alterar o conteúdo do documento.
No passado todos os documentos foram escritos em papel e armazenadas em lugares seguros onde somente as pessoas com direitos sobre os documentos tinham as chaves para. Poderia ser algum tipo de arquivo. Este método ainda é usado em alguns lugares, mas geralmente é combinado com ter os documentos em algum tipo de Sistema de Gestão de Documentos, por vezes abreviado DMS. No começo estes foram chamados Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Hoje você é capaz de encontrar Sistemas de Gestão Documental, que são especificamente utilizados para o gerenciamento de documentos, mas há um monte de software software de colaboração ou gerenciamento de projetos que incluir um monte de a funcionalidade necessária em um monte de empresas. Isso torna ainda mais difícil encontrar o que você está procurando desde que você é capaz de instalar um sistema com múltiplas finalidades.
Há um monte de funcionalidade diferente, você é capaz de obter com um Sistema de Gestão de Documentos e é por isso, importante que você pense bem no que você pode precisar
Algumas áreas que você precisa para considerar são:.
* Segurança
A segurança é geralmente muito importante para a maioria das empresas e mais documentação .
Existem diferentes tipos de segurança que precisa ser considerado.
O primeiro é a segurança externa.
Com requisitos abaixo sobre a acessibilidade é importante para configurar o sistema de uma forma para que as partes externas não podem participar dos documentos que você não deseja compartilhar.
O segundo é a segurança interna. Isso geralmente é um pouco mais complicado desde que você queira considerar vários requisitos.
É comum que você quer ter documentos que são acessíveis a todas as pessoas em um departamento, mas apenas a algumas das pessoas devem ser capazes para alterar a informação.
É também comum que você quer ter documentos privados para uma pessoa que não deve ser acessível por qualquer outra p