A impressão assume a forma de um conjunto de cartas personalizadas, folhetos, brochuras, folhetos, cartões postais ou até mesmo CD e DVD embalagens, como as peças de papel que ficam dentro de uma caixa de jóia, carteiras ou Digipaks e outras formas de embalagem, cada um com a mesma base layout, mas que pode ser impresso com um gráfico imagem, nome e endereço diferente ou até mesmo código de barras em cada um. Impressão de dados variáveis podem ser utilizados para marketing direto, gestão de relacionamento com clientes, publicidade e folhetos ou campanhas de cartão postal.
A taxa de sucesso de mandar digitalmente impresso literatura marketing personalizado provou aumentar a taxa de sucesso de 2% ou 3% a 10% ou mesmo 15%. Existem vários níveis de impressão variável. O nível mais básico envolve a alteração da saudação ou nome em cada cópia. Mais complicadas variáveis usos de impressão de dados 'de versões', onde pode haver quantidades diferentes de personalização ou personalização para diferentes mercados, com texto e imagens mudando para grupos de endereços com base sobre a qual segmento do mercado está a ser abordados.
Finalmente, há a impressão variabilidade completo, onde o texto e as imagens podem ser alteradas para cada endereço individual. Todos os três tipos de impressão de dados variáveis começam com um projeto básico que indica quais seções podem ser alteradas e uma base de dados de informação que preenche os campos mutáveis. Impressão de dados variáveis permite a customização em massa de documentos através da tecnologia de impressão digital, em oposição à "produção em massa" de um documento único, com impressão litográfica. Em vez de produzir 10.
000 cópias de um único documento, entregando uma única mensagem para 10.000 clientes, impressão de dados variáveis pode imprimir qualquer número de documentos originais com mensagens personalizadas para cada cliente. Impressão Digit