Os regulamentos de registro UID estipulam que os itens vendidos para o Departamento de Defesa tem que ser marcado com um número de 2 dimensões, que não é apagável. Estas marcações são feitas para ser legível por máquina. A razão, de modo a que o erro humano é reduzido. Através da utilização do registo UID a aquisição de produtos é feito muito mais eficientemente, e o controlo do inventário também foi melhorada. Isso torna muito mais fácil para o DoD para fazer o pagamento aos prestadores, no momento especificado.
Actualmente, é necessário que todos os fornecedores de defesa estar em conformidade com o registro UID. Este registro foi introduzido pela primeira vez pelo departamento de Defesa, em 2004, e agora é este registro que mantém todas as informações sobre os ativos do DoD, ativos futuros, e passado. O registro UID mantém todos os dados e ajuda o departamento de Defesa manter o controle de itens que estão chegando, estão esgotados, e precisam ser substituídos. Este novo sistema permite ao pessoal para controlar facilmente um item em todo o país e até mesmo em outros países.
Todos os registros podem ser facilmente acessados mesmo quando um produto não está mais em uso. O registro UID mantém os dados como fabricante, data de aquisição, e até mesmo reparar informações. Fornecedores devem enviar informações para o registro UID, de modo que ele pode ser facilmente gerenciado pelo pessoal de defesa. É importante que este processo de submissão começar logo no início e que todos os dados inseridos estar correto. O registro vai exigir informações como, número de peça, número de série, código de empresa, entre outras informações.
Tal como acontece com a maioria dos processos de aquisição de militares, há uma certa forma, os dados devem ser apresentados e empreiteiros devem seguir procedimentos para ser accepted.The dados precisam ser convertidos para o formato XML antes de ser aceito para o registro UID, no entanto, todos os arquivos externos precisam ser modificado para os requisitos de regis