Uma vez que é tão fácil de enviar um e-mail, algumas pessoas tendem a não tratar e-mails como documentação formal. Um e-mail tem o mesmo valor que uma carta. Ao enviar um e-mail, o que está escrito pode ser usado como material de evidência em um processo judicial, portanto, é aconselhável verificar novamente o que está escrito no e-mail antes de enviar para o destino pretendido.
Ao escrever um e-mail, o conteúdo deve ser clara, de modo que quem está lendo isso vai saber o que o e-mail é sobre. Às vezes, os e-mails são enviados com conteúdo que não fazem qualquer sentido.
Se o conteúdo não são claras, o tempo será desperdiçado, pois podem ter de ser submetido novamente pelo remetente. A correspondência deve ser escrito sem erros ortográficos ou gramaticais antes da apresentação, revisão é uma obrigação.
Ao enviar e-mails, é preciso lembrar que eles podem ser encaminhados para terceiros que provem todos os conteúdos e nomes de remetentes anteriores. Portanto, deve ser dada particular atenção ao conteúdo de e-mail e para os endereços de destinatários.
Qualquer informação contida que não é destinado para os olhos de todos, que podem incluir conteúdo danificar devido a má língua, criticando outros funcionários ou de gestão, fofocas maliciosas ou itens censurados não devem ser apresentadas. Tais indivíduos podem emprestar o remetente com um grande problema, especialmente se o e-mail vai acabar na recepção do gerente. Houve funcionários que foram demitidos de seus empregos por causa de e-mails que terminou em um destino não intencional ou por erro ou devido ao encaminhamento por terceiros.
Uma vez que existem empresas que mantêm a correspondência de todos os funcionários no servidor principal, e-mails internos devem ser considerados com cuidado antes de enviar. Embora seja aceitável que e-mails internos são menos formais do que as apresentadas externamente, ter cuidado com o que está sendo escrito. Mesmo o tom do e-mail deve ser considerado antes de apresentar como tem havido e-mails recebidos, que foram mal compreendidos e caos seguido especialmente quando o remetente é está com raiva.
E-mails tornaram-se uma parte da vida diária no entanto eles não são os jogos e como tal deve ser tratada com cautela antes de enviar.