The Alternative Email: Usando uma extranet para compartilhamento de documentos online
Por que é uma extranet melhor do que e-mail para compartilhamento de documentos? A resposta é simples: e-mail é perfeito para a comunicação one-to-one, mas não ideal para grupos engajados em colaboração projeto. A maioria dos programas de email oferecem pouca - ou nenhuma - maneira eficaz para priorizar suas mensagens e anexos. Tudo chega no mesmo lugar, na ordem em que foi enviado.
Com uma extranet, todos os documentos relacionados ao projeto são automaticamente capturados dentro de uma pasta dedicada a um projeto. Não misturado com a última piada que circula em torno do escritório. Além disso, uma extranet pode lidar com qualquer documento tamanho. Com o e-mail, você corre o risco de anexos grandes não passam através do firewall da empresa. Compartilhando uma apresentação em power point com um grupo é um exemplo perfeito. Com e-mail, você tem que quebrar as apresentações em pequenas partes, com cada seção anexado a um e-mail separado.
As seções não chegam ao mesmo tempo, e isso pode ser um pouco confuso para todos os envolvidos. Imaginem compartilhando três apresentações, cada um em 3 partes, para seis pessoas. Isso seria nove e-mails para seis pessoas. Cinqüenta e quatro mensagens! Usando uma extranet, as apresentações podem ser enviados ao mesmo tempo, todos intactos, arquivado automaticamente para uma pasta único projeto juntamente com todos os outros materiais correlatos. E todo mundo tem acesso ao mesmo tempo.
Muitos extranets tornar ainda mais fácil, usando-mails de alertas automáticos que informam os destinatários que as apresentações estão disponíveis, e fornecendo uma função de comentário que permite que cada usuário a compartilhar seu ponto de vista. Uma extranet assegura que documentos importantes chegar ao lugar certo, pronto para uma resposta imediata. E ele coloca documentos e mensagens relacionados juntos. O orçamento, cronograma, plano estratégico, apresentação em power point, notas e comentários de todos - todos eles aparecem na mesma página.
Sem a triagem através de uma longa lista de e-mails não relacionados. Um ponto final. Muitos extranets são protegidas com criptografia de 128 bits, a mesma proteção utilizada para proteger transações financeiras. E-mail, por outro lado, pode pousar nas mãos de ninguém, o que é OK se você está enviando a última piada, mas não em tudo engraçado quando se trata da confidencialidade dos seus doc