A complexidade da instalação das câmeras de vigilância e equipamentos associados muitas vezes pode ser mitigado por uma série de reuniões entre ambas as partes. O cliente na primeira reunião vai definir as suas necessidades como para as áreas de cobertura e se ou não eles realmente precisa de uma câmera de cor ou uma câmera preto e branco em um determinado local. O provedor deve reconhecer que o cliente com toda a probabilidade não tem conhecimento de sistemas de CFTV e está se voltando para o provedor para fornecer as soluções para as necessidades.
Apenas o cliente sabe exatamente quais são suas necessidades. Estas necessidades devem ser expressos com o provedor de câmera de CCTV para permitir ao fornecedor as informações necessárias para atender às necessidades. O cliente deve definir quais áreas devem ser cobertas, que áreas eles gostariam de cobrir áreas e que não devem ser abrangidos. O provedor do sistema de câmera de CCTV pode nos encontros apresentar propostas para equipamentos que podem ou não podem caber no orçamento do cliente.
No caso de o equipamento estar acima do orçamento, reuniões orçamentais adicionais, em seguida, por que o cliente deve ser realizada. O provedor não deve recomendar um tipo de câmera para cada propósito. As câmeras podem ser de várias resoluções, e qualquer cor ou preto e branco. Uma câmera que é estritamente utilizada para a vigilância de uma área particular poderia muito bem ser uma câmera preto e branco com uma lente fixa. Outro local que exigia a identidade dos clientes ou funcionários poderia exigir a utilização de uma câmera colorida e uma lente com um auto íris.
Quando o provedor do sistema de câmera de CCTV faz sua apresentação para o cliente o fornecedor deve fornecer um desenho da propriedade que as câmeras devem ser instaladas na com as câmeras e seu campo de visão marcado no desenho. Este desenho fornece o conhecimento visual do cliente do que áreas estão sendo cobertos e qu