No www.whichweekend.com você pode descobrir um bom dia para todos os presentes na reunião através da criação de um calendário com uma escolha de datas. Enviar um link do calendário a todos para que possam marcar as datas em que estão disponíveis. Há também sites que permitem que você crie um convite, e-mail e acompanhar o RSVP para você e tudo de graça usando www.pingg.com ou www.evite.com só para citar alguns. Para lidar com o menu de atribuir a cada ramo da família uma parte diferente do menu.
Por exemplo: a família do tio Bill pode lidar com as sobremesas, a família de Tia Cathy pode trazer as saladas. Desta forma, você terá uma melhor chance de ter o melhor menu coberto em vez de acabar com mais sobremesas do que outras partes do menu ou ter um monte de os mesmos pratos cobertos. Você pode querer ter tshirts feitos para a ocasião, se assim você pode projetar suas camisas em www.cafepress.com aqui você também pode escolher a partir de diferentes camisas coloridas, etc. Isto faria uma lembrança agradável do evento de outra forma seria tendo uma troca "elefante branco".
Peça a todos para trazer um artigo envolvido de casa para troca. Quando é hora de trocar os artigos soprar um apito, se você gosta de fazer isso mais algumas vezes durante a reunião.